Microsoft Teams mit KI-Transkription für Makler DSGVO-konform nutzen: Checkliste für Einwilligung, Speicherung und Löschung

Ein Kunde schildert im Teams-Termin seine Berufsunfähigkeitsvorgeschichte, nennt Diagnosen und bittet Sie um eine Einschätzung für die weitere Antragstellung. Die KI-Transkription läuft mit, erstellt eine Zusammenfassung und legt diese im Besprechungschat ab. Was im Gespräch Zeit spart, kann datenschutzrechtlich erheblich sein: Gesundheitsdaten, Gesprächsinhalte und automatisch erzeugte Notizen dürfen nicht einfach unbegrenzt im Microsoft-365-Mandanten verbleiben.

Dieser Beitrag ist ein praktischer Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Bei kniffligen Fragen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde hinzu.

Microsoft Teams mit KI-gestützter Transkription kann im Maklerbüro sinnvoll sein. Voraussetzung ist ein klarer Prozess für Kundentermine. Entscheidend ist nicht allein, ob eine Audioaufzeichnung aktiviert wird. Auch Transkripte, automatisch generierte Zusammenfassungen, Chatverläufe und gespeicherte Dateien sind personenbezogene Daten und müssen in Ihre Datenschutzorganisation passen.

Aufzeichnung, Transkript und KI-Zusammenfassung unterscheiden

Im Büroalltag werden diese Funktionen oft gleich behandelt. Rechtlich und organisatorisch sollten Sie sie trennen.

Funktion	Was entsteht?	Praktische Folge
Audio- oder Videoaufzeichnung	Ton, gegebenenfalls Bild, vollständiger Gesprächsverlauf	Besonders eingriffsintensiv, vorherige ausdrückliche Zustimmung aller Beteiligten einholen
Live-Transkription	Schriftliche Mitschrift des Gesagten	Personenbezug bleibt bestehen, Zugriff und Speicherdauer festlegen
KI-Zusammenfassung	Verdichtete Notizen, Aufgaben, Kernaussagen	Inhalt fachlich prüfen, fehlerhafte oder unnötige Angaben löschen
Besprechungschat	Nachrichten, Dateien, Links	Kann Beratungsinhalte enthalten und muss in Löschkonzept sowie Berechtigungen einbezogen werden

Eine Transkription kann auch ohne dauerhaft gespeicherte Videoaufnahme entstehen. Für Kundinnen und Kunden macht das kaum einen Unterschied: Ihre Aussagen werden weiterhin verarbeitet und können sensible Angaben enthalten. Informieren Sie deshalb konkret, welche Funktion aktiviert wird und wo die Ergebnisse gespeichert werden.

Wann eine Einwilligung erforderlich ist

Bei der Aufzeichnung nicht öffentlich gesprochener Worte ist besondere Vorsicht geboten. Eine Tonaufzeichnung ohne Einverständnis der Gesprächsbeteiligten kann zudem strafrechtlich relevant sein. Holen Sie vor Beginn des Gesprächs daher eine ausdrückliche Zustimmung aller Personen ein. Das gilt auch bei Gruppenterminen mit Ehepaaren, Mitarbeitenden eines Gewerbekunden oder weiteren Familienangehörigen.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO benötigen Sie zusätzlich eine Rechtsgrundlage. Für notwendige Gesprächsnotizen kann je nach Einzelfall die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Vertragserfüllung oder ein berechtigtes Interesse in Betracht kommen. Eine komplette Aufzeichnung lässt sich damit jedoch regelmäßig nicht pauschal begründen. Sie ist meist nicht erforderlich, um einen Beratungstermin durchzuführen.

Bei Gesundheitsdaten, etwa im Zusammenhang mit privater Krankenversicherung, Berufsunfähigkeit, Pflege oder Schadenfällen, gelten die zusätzlichen Anforderungen des Art. 9 DSGVO. Hier reicht eine allgemeine Zustimmung zur Besprechungsaufzeichnung nicht aus. Prüfen Sie besonders sorgfältig, ob eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist und ob die Aufzeichnung überhaupt notwendig ist. In vielen Fällen ist es datensparsamer, nur die für die Beratung benötigten Punkte manuell in der Kundenakte zu dokumentieren.

Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und nachweisbar sein. Kundinnen und Kunden dürfen keine Nachteile erleiden, wenn sie nicht zustimmen. Bieten Sie daher immer eine Alternative an: Gespräch ohne Aufzeichnung, manuelle Notiz oder ein nachträglich versandtes Gesprächsprotokoll zur Prüfung.

Für die allgemeine Abgrenzung der Rechtsgrundlagen hilft unser Beitrag Einwilligung oder berechtigtes Interesse für Makler.

Formulierung vor dem Termin

Eine praxistaugliche Ankündigung per E-Mail kann lauten:

„Für diesen Termin kann Microsoft Teams eine Transkription und eine automatische Zusammenfassung erstellen. Die Funktion dient ausschließlich der Gesprächsdokumentation. Eine Audio- oder Videoaufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Sie können die Teilnahme an der Transkription jederzeit ablehnen; das Beratungsgespräch findet dann ohne diese Funktion statt.“

Holen Sie die Zustimmung zu Beginn des Termins nochmals ein und dokumentieren Sie sie. Bei Ablehnung deaktivieren Sie die Funktion, bevor fachliche Inhalte besprochen werden.

Teams technisch sicher einrichten

Datenschutz entsteht nicht durch einen Hinweistext allein. Prüfen Sie die Einstellungen in Teams und Microsoft 365 gemeinsam mit Ihrer IT-Betreuung. Dabei geht es insbesondere um Berechtigungen, Speicherorte und die Freigabe von KI-Funktionen.

Checkliste vor der Freigabe

• Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden Transkriptionen starten dürfen.
• Beschränken Sie die Berechtigung auf Personen, die Kundentermine tatsächlich durchführen.
• Prüfen Sie, ob externe Teilnehmende Aufzeichnung oder Transkription selbst starten dürfen. Falls nicht erforderlich, deaktivieren Sie diese Möglichkeit.
• Klären Sie, wo Transkript, Aufnahme und Zusammenfassung im Mandanten gespeichert werden.
• Regeln Sie, wer Besprechungschats, Dateien und Notizen einsehen darf.
• Aktivieren Sie Mehrfaktor-Authentifizierung für alle Benutzerkonten.
• Sperren Sie Zugriffe ehemaliger Mitarbeitender unverzüglich und überprüfen Sie Gruppenmitgliedschaften regelmäßig.
• Prüfen Sie, ob KI-Funktionen Inhalte nur innerhalb Ihres Mandanten verarbeiten und welche Lizenz- sowie Administratoreinstellungen dafür gelten.
• Führen Sie die Verarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf.
• Prüfen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrem Microsoft-Vertragspartner und die eingesetzten Unterauftragnehmer.

Eine gute Grundlage für Zugriffsschutz bietet die Checkliste zu Passwörtern, 2FA und Homeoffice. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sollten Sie außerdem mit den Vorgaben aus TOM im Maklerbüro: die Datenschutz-Checkliste abgleichen.

Zusammenfassungen sind kein fertiges Beratungsprotokoll

KI-generierte Zusammenfassungen können Aussagen verkürzen, missverstehen oder wichtige Einschränkungen auslassen. Übernehmen Sie solche Texte deshalb nie ungeprüft in die Kundenakte oder Beratungsdokumentation.

Prüfen Sie nach jedem Termin insbesondere:

• Wurden Tarifwünsche, Risikohinweise oder Ausschlüsse korrekt wiedergegeben?
• Enthält die Zusammenfassung Gesundheitsdaten oder andere Informationen, die für den Beratungszweck nicht benötigt werden?
• Sind Aufgaben eindeutig einer Person zugeordnet?
• Wurden Aussagen als Tatsachen dargestellt, obwohl sie nur vorläufige Einschätzungen waren?
• Gehören die Inhalte in die Kundenakte oder lediglich in eine kurzfristige Arbeitsnotiz?
• Muss die Beratungsdokumentation unabhängig von der KI-Zusammenfassung erstellt oder ergänzt werden?

Die gesetzlich erforderliche Beratungsdokumentation ersetzen automatische Mitschriften nicht. Wie Sie Beratungsschritte nachvollziehbar festhalten, erläutert unser Beitrag Beratungsdokumentation: § 61 VVG sauber belegen.

Löschfristen vor dem ersten Termin festlegen

Der häufigste Fehler ist nicht die aktivierte Transkription, sondern das fehlende Ende der Speicherung. Besprechungsdaten bleiben sonst in Chats, OneDrive, SharePoint oder verbundenen Anwendungen liegen, obwohl die Arbeitsnotiz längst nicht mehr gebraucht wird.

Definieren Sie getrennte Fristen für verschiedene Datenarten:

• Nicht benötigte Aufzeichnungen: möglichst zeitnah löschen, etwa nach fachlicher Prüfung der Gesprächsnotizen.
• Transkripte und KI-Zusammenfassungen: löschen, sobald die erforderliche Dokumentation in der Kundenakte erstellt und geprüft wurde.
• Beratungsdokumentation und vertragsbezogene Unterlagen: nach den jeweils geltenden gesetzlichen und zivilrechtlichen Aufbewahrungsanforderungen verwahren.
• Abgebrochene Anfragen ohne Vertragsabschluss: Frist anhand des Zwecks, möglicher Ansprüche und Ihrer Datenschutzinformationen festlegen.
• Chatnachrichten und geteilte Dateien: in die gleiche Löschlogik einbeziehen, nicht nur die Aufzeichnungsdatei.

Dokumentieren Sie Zuständigkeiten. Es muss klar sein, ob die beratende Person, das Backoffice oder die Datenschutzkoordination die Löschung kontrolliert. Automatische Aufbewahrungs- und Löschregeln können helfen, ersetzen aber keine regelmäßige Stichprobe. Einen umfassenden Rahmen finden Sie bei Aufbewahrungsfristen für Makler: aufbewahren & löschen.

Wer die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen systematisch vertiefen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.

Kurzcheck für jeden KI-gestützten Kundentermin

• Ist klar, ob nur transkribiert oder zusätzlich aufgezeichnet wird?
• Wurden alle Teilnehmenden vor Beginn verständlich informiert?
• Liegt für eine Aufzeichnung eine ausdrückliche Zustimmung aller Beteiligten vor?
• Gibt es eine gleichwertige Beratungsmöglichkeit ohne Aufzeichnung?
• Sind Gesundheitsdaten oder andere besonders schutzbedürftige Angaben zu erwarten?
• Ist der Kreis der zugriffsberechtigten Personen auf das Notwendige beschränkt?
• Wurde die KI-Zusammenfassung fachlich geprüft und inhaltlich bereinigt?
• Ist festgelegt, was in die Kundenakte übernommen wird?
• Ist ein konkreter Löschzeitpunkt für Transkript, Aufnahme, Chat und Arbeitsnotizen hinterlegt?
• Wurde der Terminprozess im Verarbeitungsverzeichnis und in Ihren internen Datenschutzvorgaben berücksichtigt?

So bleibt Teams ein Werkzeug für effizientere Dokumentation, ohne dass aus einer hilfreichen Mitschrift ein dauerhaftes und unkontrolliertes Datenarchiv wird.