Das Wichtigste in Kürze
Für die meisten Maklertätigkeiten reicht die Vertragserfüllung als Rechtsgrundlage, eine Einwilligung brauchen Sie gezielt für Newsletter, Werbung und die Verarbeitung von Gesundheitsdaten.
„Dafür brauche ich doch bestimmt eine Einwilligung, oder?“ Diese Frage stellen sich viele Maklerinnen und Makler bei fast jedem Arbeitsschritt, vom ersten Angebot bis zur Schadenmeldung. In den meisten Fällen brauchen Sie gar keine. Wer für jede Datenverarbeitung eine Unterschrift einsammelt, macht sich unnötig Arbeit und schwächt am Ende genau die Einwilligungen, auf die es wirklich ankommt. Denn eine Einwilligung lässt sich jederzeit widerrufen. Steht Ihre gesamte Kundenbetreuung auf dieser Grundlage, bricht sie mit einem Klick des Kunden weg. Dieser Beitrag ordnet die Rechtsgrundlagen der DSGVO für den Makleralltag ein und zeigt für die typischen Situationen, worauf Sie sich stützen können.
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage. Artikel 6 Absatz 1 DSGVO nennt genau sechs, und die Einwilligung ist nur eine davon:
Für Ihr Büro sind vor allem vier relevant: der Vertrag, die rechtliche Verpflichtung, das berechtigte Interesse und, für einen klar abgegrenzten Bereich, die Einwilligung. Den vollständigen Wortlaut finden Sie bei dsgvo-gesetz.de.
Der Klassiker im Makleralltag ist die Vertragserfüllung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. Sobald ein Kunde von Ihnen ein Angebot möchte oder Sie mit der Vermittlung beauftragt, dürfen Sie die dafür nötigen Daten verarbeiten, ganz ohne Einwilligungsformular. Das gilt für den Großteil Ihrer Tätigkeit:
Daneben greift oft die rechtliche Verpflichtung (lit. c). Ihre Beratungsdokumentation, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen oder Pflichten aus dem Geldwäschegesetz beruhen nicht auf dem Wohlwollen des Kunden, sondern auf dem Gesetz. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Beratungsdokumentation und den Informationspflichten.
Das berechtigte Interesse (lit. f) füllt die Lücken dazwischen, etwa für die Absicherung Ihrer IT, die interne Verwaltung oder die Geltendmachung eigener Rechtsansprüche. Wichtig ist hier, dass Sie vorab eine Interessenabwägung vornehmen und diese kurz festhalten. Nur so können Sie im Streitfall belegen, dass die Interessen des Kunden nicht überwiegen.
Sobald Gesundheitsangaben ins Spiel kommen, ändert sich die Lage grundlegend. Angaben zu Vorerkrankungen, Diagnosen, Medikamenten oder dem BMI zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist zunächst grundsätzlich verboten. Erlaubt ist sie nur, wenn eine der engen Ausnahmen aus Artikel 9 Absatz 2 greift. Für Makler ist das in aller Regel die ausdrückliche Einwilligung nach lit. a.
Das betrifft Sie immer dann, wenn Gesundheitsdaten durch Ihre Hände gehen, etwa bei der Berufsunfähigkeits-, Kranken-, Pflege- oder Risikolebensversicherung. Wollen Sie eine anonyme oder personalisierte Risikovoranfrage bei mehreren Versicherern stellen, brauchen Sie dafür die ausdrückliche Zustimmung Ihres Kunden. „Ausdrücklich“ bedeutet, dass eine pauschale Einwilligung nicht genügt. Der Kunde muss erkennen können, dass es gerade um seine Gesundheitsdaten geht und wer diese erhält. In der Praxis kombinieren viele Makler das mit einer gesonderten Schweigepflichtentbindung. Den Text zu Artikel 9 finden Sie ebenfalls bei dsgvo-gesetz.de.
Bei der Werbung führt an der Einwilligung meist kein Weg vorbei, und zwar nicht nur wegen der DSGVO, sondern vor allem wegen des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (§ 7 UWG, nachzulesen bei gesetze-im-internet.de).
Trennen Sie die Einwilligung zur Werbung sauber von Ihrem Maklervertrag. Eine Zustimmung, die als Voraussetzung für die Beratung erscheint, gilt schnell als nicht freiwillig und damit als unwirksam.
Viele Kunden schreiben gern per Messenger, und WhatsApp ist bequem. Datenschutzrechtlich ist der Dienst für das Büro allerdings heikel. Der Hauptkritikpunkt der Aufsichtsbehörden ist der Zugriff auf Ihr Adressbuch: WhatsApp kann dabei Kontaktdaten Dritter übermitteln, die selbst nie eingewilligt haben. Der frühere Streit um den Datentransfer in die USA ist mit dem EU-US Data Privacy Framework von 2023 und der Zertifizierung von Meta entschärft und heute eher ein Nebenaspekt. Den geschäftlichen Einsatz sehen die Datenschutzaufsichtsbehörden wegen des Adressbuchzugriffs weiterhin kritisch. Wenn Sie WhatsApp trotzdem nutzen möchten, gehen Sie strukturiert vor:
Als Alternative bieten sich Messenger mit Serverstandort in der EU oder ein gesichertes Kundenportal an, das ohnehin zu einem digitalen Büro passt.
Eine wirksame Einwilligung muss vier Anforderungen erfüllen (Artikel 4 Nummer 11 und Artikel 7 DSGVO): Sie ist freiwillig, für den konkreten Fall bestimmt, informiert und unmissverständlich abgegeben. Damit das gelingt, sollte Ihre Erklärung folgende Punkte enthalten:
Ein einfaches Muster für eine gesonderte Werbeeinwilligung könnte so aussehen:
Ich willige ein, dass die Mustermakler GmbH mir per E-Mail Informationen zu Versicherungs- und Finanzthemen sowie passende Angebote zusendet. Meine E-Mail-Adresse wird ausschließlich zu diesem Zweck verwendet. Diese Einwilligung ist freiwillig und ich kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an widerruf@mustermakler.de oder über den Abmeldelink in jeder Nachricht.
Formulieren Sie eine getrennte Erklärung für Gesundheitsdaten, statt beides in einen Absatz zu packen. Verständliche Sprache ist Pflicht, verschachtelte Schachtelsätze sind ein häufiger Grund, warum eine Einwilligung später kassiert wird.
Zwei Punkte werden in der Praxis gern unterschätzt. Erstens muss der Widerruf so einfach möglich sein wie die Erteilung (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO), und Sie müssen den Kunden vor der Zustimmung darauf hinweisen. Zweitens tragen Sie die Nachweispflicht (Artikel 7 Absatz 1). Können Sie eine Einwilligung nicht belegen, gilt sie im Zweifel als nicht erteilt. Halten Sie deshalb sauber fest:
Wer diese Grundlagen ordnet, hat den größten Teil des Datenschutzes im Griff. Wie Sie die Basispflichten insgesamt aufstellen, zeigt unser Überblick zu den DSGVO-Grundlagen für Makler. Bei komplexen Konstellationen, etwa umfangreichen Werbekampagnen oder besonderen Datentransfers, lohnt sich der Blick eines Fachanwalts für IT-Recht oder Ihres Datenschutzbeauftragten. Dieser Ratgeber ordnet die Rechtsgrundlagen ein und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
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