Aufbewahrungsfristen für Makler: aufbewahren & löschen

Ein Kunde schreibt Ihnen: „Bitte löschen Sie alle meine Daten.“ Am selben Tag erinnert Sie Ihr Steuerberater daran, dass Belege über Jahre im Haus bleiben müssen. Beide haben recht, und genau hier beginnt das Problem, das viele Maklerbüros verunsichert. Die Lösung liegt nicht darin, sich für eine Seite zu entscheiden, sondern darin, jeder Unterlage ihre eigene Frist zu geben.

Der Widerspruch: aufbewahren müssen und löschen müssen

Zwei Regelwerke ziehen in unterschiedliche Richtungen. Auf der einen Seite steht das Handels- und Steuerrecht: § 257 HGB und § 147 der Abgabenordnung (AO) verpflichten Sie, geschäftliche Unterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen zusätzlich, dass diese Unterlagen unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben. Auf der anderen Seite fordert die Datenschutz-Grundverordnung das Gegenteil: Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e (Grundsatz der Speicherbegrenzung) dürfen Sie personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für den Zweck nötig ist. Und Art. 17 DSGVO gibt Ihren Kunden ein „Recht auf Löschung“.

Der Ausweg steht in der DSGVO selbst. Art. 17 Abs. 3 lit. b nimmt die Löschpflicht ausdrücklich zurück, soweit die Verarbeitung „zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich“ ist. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist genau eine solche Verpflichtung. Solange eine Frist läuft, dürfen und müssen Sie die Unterlage behalten. Erst wenn die Frist abgelaufen ist und kein anderer Zweck mehr besteht, kippt die Pflicht ins Löschen. Der scheinbare Widerspruch ist damit vor allem eine Frage des Zeitpunkts, und der hängt an der jeweiligen Dokumentart.

Fristen je Dokumentart: Protokoll, Vollmacht, Rechnung, Antrag

Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Unterlagen eines Maklerbüros ein. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, gibt Ihnen aber einen belastbaren Rahmen für Ihr Löschkonzept.

Dokumentart	Rechtsgrundlage	Aufbewahrung	Fristbeginn
Beratungsprotokoll, Beratungsdokumentation	§ 61 VVG, VersVermV; Haftung nach §§ 195, 199 BGB	Für die Dauer möglicher Haftungsansprüche, in der Praxis oft bis zu 10 Jahre	Ende des Jahres der Beratung
Makler- und Vollmachtsvertrag	Vertrags- und Nachweisunterlage, § 257 HGB	Vertragslaufzeit plus anschließende Verjährung (Regelfrist 3 Jahre), aus Nachweisgründen häufig länger	Ende des Jahres nach Vertragsende
Rechnung, Courtage- und Provisionsabrechnung	§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG	8 Jahre (Buchungsbeleg)	Ende des Kalenderjahres der Ausstellung
Versicherungsantrag, Vertragsunterlagen	Vertragsunterlage, teils Buchungsbeleg	Vertragslaufzeit plus Verjährung; als Buchungsbeleg bis zu 8 Jahre	Ende des Jahres nach Vertragsende
E-Mails und Schriftwechsel (Handels- und Geschäftsbriefe)	§ 257 HGB, § 147 AO	6 Jahre (als Buchungsbeleg 8 Jahre)	Ende des Kalenderjahres
Buchführung, Jahresabschluss, Inventar	§ 257 HGB, § 147 AO	10 Jahre	Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung

Zwei Dinge sollten Sie dabei im Kopf behalten. Erstens den Fristbeginn: Die Uhr läuft nicht ab dem Tag des Dokuments, sondern erst ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Zweitens hat sich bei den Buchungsbelegen etwas bewegt: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, also etwa Rechnungen und Provisionsabrechnungen, von zehn auf acht Jahre verkürzt. Eine Rechnung vom März 2025 ist damit erst Ende 2033 reif zum Löschen, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Die längere Frist von zehn Jahren bleibt dagegen für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bestehen. Ob und ab wann die verkürzte Frist für einen konkreten Beleg gilt, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Interessent ohne Abschluss: Wie lange dürfen Sie Daten halten?

Anders liegt der Fall, wenn nie ein Vertrag zustande kommt. Für einen bloßen Interessenten gibt es keine handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht, denn es entsteht weder ein Buchungsbeleg noch ein Vertrag. Damit greift der Grundsatz der Speicherbegrenzung ungebremst: Sobald der Zweck der Speicherung entfällt, sind die Daten zu löschen.

Der Zweck war in der Regel die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder Ihr berechtigtes Interesse an der Kontaktaufnahme (lit. f). Springt der Interessent ab oder meldet sich über längere Zeit nicht, endet dieser Zweck. In der Praxis bewährt sich eine feste Nachfassfrist: Kommt innerhalb eines überschaubaren Zeitraums kein Abschluss und keine erkennbare Fortsetzung des Kontakts zustande, löschen Sie den Datensatz. Eine wichtige Ausnahme besteht, wenn Ihnen der Interessent ausdrücklich in weitere Kontaktaufnahme oder in einen Newsletter eingewilligt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a). Dann dürfen Sie die betreffenden Daten in der Regel behalten, bis die Einwilligung widerrufen wird.

Abgelehnter oder stornierter Antrag: Was gilt?

Hier lohnt sich der Blick auf zwei unterschiedliche Situationen.

Wird ein Antrag vom Versicherer abgelehnt, kommt kein Vertrag zustande. Die Antragsdaten selbst brauchen Sie dann nicht dauerhaft aufzubewahren. Sinnvoll ist es aber, die Tatsache und den Grund der Ablehnung für die Dauer möglicher Rückfragen oder Beschwerden zu dokumentieren und diese Notiz nach Ablauf der Verjährung zu löschen.

Bei einem stornierten Vertrag sieht es anders aus, sobald bereits gebucht wurde. Eine Stornobuchung ist selbst ein Buchungsvorgang, und der zugehörige Beleg fällt unter die Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB, § 147 AO). Der Stornobeleg und die Abrechnung bleiben also im Haus, während reine Kontakt- oder Beratungsdaten, die keinen Beleg darstellen, nach ihrem eigenen Zweckende gelöscht werden. Trennen Sie deshalb im Kopf und in Ihrer Software zwischen dem, was Beleg ist, und dem, was reine Kundeninformation ist.

Löschverlangen des Kunden trotz Aufbewahrungspflicht beantworten

Verlangt ein Kunde die Löschung, haben Sie nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO grundsätzlich einen Monat Zeit zu reagieren. Reagieren bedeutet aber nicht in jedem Fall, alles vollständig zu löschen. Der richtige Weg ist eine geteilte Antwort:

• Löschen Sie alles, was Sie löschen dürfen, also Daten ohne laufende Aufbewahrungspflicht und ohne anderen Zweck.
• Für Unterlagen, die einer Frist unterliegen, berufen Sie sich auf Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO und schränken die Verarbeitung ein (dazu gleich mehr).
• Teilen Sie dem Kunden transparent mit, welche Daten Sie noch aufbewahren, auf welcher Rechtsgrundlage und wann sie gelöscht werden.

Diese Antwort dokumentieren Sie. So können Sie später belegen, dass Sie das Löschverlangen fristgerecht und korrekt behandelt haben. Ein pauschales „Wir müssen alles zehn Jahre behalten“ ist ebenso falsch wie ein vorschnelles Löschen aufbewahrungspflichtiger Belege.

Löschkonzept: Daten sperren statt löschen

Für Unterlagen, die Sie behalten müssen, deren ursprünglicher Zweck aber erledigt ist, kennt die DSGVO einen eigenen Zustand: die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18. Im Alltag heißt das sperren. Die Daten bleiben vorhanden, weil eine Frist läuft, werden aber aus dem aktiven Betrieb genommen: kein Versand von Angeboten, keine Auswertung, eingeschränkter Zugriff und eine klare Kennzeichnung im System. Sobald die Aufbewahrungsfrist endet, werden die gesperrten Daten endgültig gelöscht.

Damit das nicht von Fall zu Fall entschieden wird, brauchen Sie ein schriftliches Löschkonzept. Es hält für jede Dokumentart fest, wie lange aufbewahrt wird, wann die Frist beginnt, was danach passiert und wer dafür verantwortlich ist. Eine anerkannte Leitlinie dafür ist die DIN 66398, die genau solche Löschregeln und Löschklassen strukturiert. Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist dabei die natürliche Grundlage, denn dort sind Zwecke und geplante Löschfristen ohnehin schon dokumentiert.

Umsetzung im MVP und in der digitalen Akte (Checkliste)

In der Theorie ist das Prinzip klar, in der Praxis scheitert es oft an der Umsetzung im Maklerverwaltungsprogramm (MVP) und in der digitalen Kundenakte. Diese Checkliste hilft beim Aufräumen:

• Hinterlegen Sie je Dokumentart eine Löschregel mit Frist und Fristbeginn, statt Löschungen dem Zufall zu überlassen.
• Nutzen Sie Wiedervorlagen oder automatische Löschläufe, damit abgelaufene Fristen tatsächlich zu einer Löschung führen.
• Trennen Sie aufbewahrungspflichtige Belege sauber von reinen Kontakt- und Marketingdaten, damit Sie Letztere früher löschen können.
• Richten Sie einen Sperr-Status ein (eingeschränkter Zugriff, klare Kennzeichnung), um Art. 18 DSGVO technisch abzubilden.
• Protokollieren Sie Löschverlangen und deren Bearbeitung nachvollziehbar.
• Prüfen Sie, ob Ihr MVP-Anbieter als Auftragsverarbeiter Löschungen zuverlässig umsetzt und dies vertraglich zusichert.
• Führen Sie mindestens einmal im Jahr einen Löschlauf durch und dokumentieren Sie ihn.

Wie Sie die Akte selbst papierlos und revisionssicher aufbauen, lesen Sie in Digitale Kundenakte und papierloses Büro. Welche Inhalte in ein sauberes Protokoll gehören, zeigt Beratungsdokumentation und Informationspflichten.

Ein durchdachtes Löschkonzept löst den Widerspruch zwischen Aufbewahren und Löschen nicht dadurch auf, dass Sie sich für eine Seite entscheiden, sondern indem Sie jeder Dokumentart ihre eigene Frist geben. Weil die Rechtslage sich ändert, wie die Verkürzung bei den Buchungsbelegen zeigt, und weil einzelne Fristen im Detail strittig sein können, sollten Sie Ihr Konzept mit Ihrem Steuerberater und bei Bedarf mit einem Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt abstimmen. Das gehört zu den laufenden Pflichten eines Maklerbüros wie die Weiterbildungspflicht nach § 34d GewO.

Die genauen Fristen finden Sie in den Originaltexten: § 257 HGB, dazu § 147 AO, § 14b UStG und § 61 VVG über das Portal gesetze-im-internet.de, sowie Art. 17 und Art. 18 DSGVO. Orientierung zum Datenschutz im Büroalltag bietet zudem das BSI.