KI-Verordnung für Makler: KI-Kompetenzpflicht im Büro umsetzen

Eine Mitarbeiterin kopiert die E-Mail eines Interessenten in einen KI-Chatbot, um eine schnelle Antwort zu formulieren. Ein Kollege erstellt mit einem Exposé-Tool Objekttexte, die später ungeprüft veröffentlicht werden. Und das Maklerverwaltungsprogramm schlägt automatisch Prioritäten für Leads vor. Solche Anwendungen sparen Zeit, schaffen aber neue Verantwortlichkeiten. Entscheidend ist nicht, ob Ihr Büro „mit KI arbeitet“, sondern ob die Personen, die KI einsetzen, deren Grenzen kennen und richtig handeln.

Dieser Beitrag ist ein praktischer Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Bei kniffligen Fragen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde hinzu.

Was die KI-Kompetenzpflicht tatsächlich verlangt

Die KI-Verordnung der EU, auch „EU AI Act“ genannt, verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen in Artikel 4 dazu, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen. Die Vorschrift gilt bereits seit dem 2. Februar 2025. Ab dem 2. August 2026 gelten große weitere Teile der Verordnung, darunter zusätzliche Transparenzpflichten für bestimmte KI-Anwendungen.

Für Maklerbüros ist wichtig: Wer ein KI-System beruflich einsetzt, ist in der Regel dessen Betreiber. Das betrifft beispielsweise KI-Chatbots, Funktionen zur Textgenerierung in Exposé-Programmen, KI-gestützte E-Mail-Assistenten oder Analysefunktionen im Maklerverwaltungsprogramm.

Artikel 4 verlangt kein einheitliches Zertifikat, keine vorgegebene Stundenzahl und keine besondere Prüfungsform. Auch eine umfangreiche Schulungsakte für jede Person schreibt die Verordnung nicht ausdrücklich vor. Sie müssen die Maßnahmen aber am System, am Einsatzzweck, an den Kenntnissen der Mitarbeitenden und an den möglichen Auswirkungen auf Betroffene ausrichten.

Für ein kleines Maklerbüro genügt daher häufig eine kurze, verbindliche Einweisung mit dokumentierter Kenntnisnahme. Wenn Mitarbeitende dagegen sensible Kundendaten in KI-Systeme eingeben oder KI-Ergebnisse für Beratungen, Risikoeinschätzungen oder Veröffentlichungen nutzen, muss die Kompetenzvermittlung deutlich konkreter sein.

Erst prüfen: Wo nutzt Ihr Büro überhaupt KI?

Nicht jede Softwarefunktion ist automatisch ein KI-System im Sinne der Verordnung. Marketingbegriffe von Anbietern sind dafür kein verlässlicher Maßstab. Fragen Sie bei Ihrem Softwareanbieter nach, welche KI-Funktionen aktiv sind, welche Daten verarbeitet werden und ob sich Funktionen deaktivieren lassen.

Erstellen Sie eine einfache Bestandsaufnahme. Sie verhindert, dass nur bekannte Chatbots geregelt werden, während KI-Funktionen in Standardsoftware unbemerkt bleiben.

Anwendung	Typischer Einsatz im Maklerbüro	Hauptfrage
KI-Chatbot	E-Mail-Entwürfe, Zusammenfassungen, Recherche	Werden Kunden- oder Vertragsdaten eingegeben?
Exposé-Tool mit KI	Objekttexte, Bildbearbeitung, Übersetzungen	Wer prüft Aussagen vor der Veröffentlichung?
Maklerverwaltungsprogramm	Lead-Priorisierung, Datenanalyse, Textvorschläge	Beeinflusst die KI Entscheidungen oder nur Arbeitsabläufe?
Videoberatung mit KI	Gesprächszusammenfassung, Transkription	Sind Kundinnen und Kunden informiert und ist die Verarbeitung zulässig?
E-Mail- oder Office-Assistent	Formulierung, Übersetzung, Terminvorbereitung	Welche Inhalte verlassen die freigegebene Arbeitsumgebung?

Die Bestandsaufnahme gehört mit dem Datenschutzkonzept zusammen. Prüfen Sie insbesondere, ob für eingesetzte Dienste ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist. Hinweise zur Abgrenzung finden Sie in unserem Beitrag AV-Vertrag für Makler: Wer braucht wirklich einen?.

KI-Kompetenz nach Risiko staffeln

Eine allgemeine Präsentation über „Chancen und Risiken von KI“ reicht selten aus. Mitarbeitende müssen die Regeln kennen, die für ihre tatsächlichen Aufgaben gelten. Teilen Sie die Anwendungen deshalb in drei praktische Risikostufen ein.

Stufe 1: Interne Unterstützung ohne personenbezogene Daten

Dazu zählt etwa ein Textentwurf für einen allgemeinen Newsletter oder eine Ideensammlung für Social-Media-Beiträge. Hier genügt eine Basiseinweisung:

• KI-Ergebnisse können sachlich falsch, unvollständig oder veraltet sein.
• Veröffentlichungen erfolgen erst nach menschlicher Prüfung.
• Urheberrechte, Geschäftsgeheimnisse und interne Informationen bleiben geschützt.
• Die Freigabe durch die zuständige Person bleibt erforderlich.

Stufe 2: Kundenkommunikation und Exposés

Hierzu gehören Textvorschläge für Anschreiben, Exposétexte, Übersetzungen oder Gesprächszusammenfassungen. Mitarbeitende müssen zusätzlich wissen:

• Angaben zu Lage, Fläche, Ausstattung, Energiekennwerten und Vertragsinhalten sind vor Versand oder Veröffentlichung anhand verlässlicher Unterlagen zu prüfen.
• KI darf keine Beratung vortäuschen und keine verbindlichen Zusagen erzeugen.
• Personenbezogene Daten dürfen nur eingegeben werden, wenn der Dienst datenschutzrechtlich freigegeben ist.
• Werden Inhalte wesentlich automatisiert erzeugt und veröffentlicht, sind die einschlägigen Transparenzpflichten gesondert zu prüfen.

Bei Exposés ist besonders wichtig: Die fachliche Kontrolle bleibt bei Ihrem Büro. Ein plausibel formulierter KI-Text ist kein Nachweis dafür, dass eine Objektangabe zutrifft.

Stufe 3: Sensible Daten und folgenreiche Entscheidungen

Besonders kritisch sind Anwendungen, die Gesundheitsdaten, Bonitätsinformationen, detaillierte finanzielle Verhältnisse oder Bewertungen von Personen verarbeiten. Gleiches gilt, wenn KI Ergebnisse erzeugt, die Einfluss auf die Vermittlung, Priorisierung oder Behandlung von Interessenten haben können.

Für diese Fälle brauchen Sie eine gesonderte Freigabe durch Geschäftsführung oder Datenschutzverantwortliche. Mitarbeitende dürfen nicht selbst entscheiden, welche Daten sie in externe KI-Dienste übertragen. Bei Versicherungsprodukten können KI-Systeme für Risikobewertungen oder Preisentscheidungen, insbesondere im Bereich Lebens- und Krankenversicherung, in einen besonders regulierten Bereich fallen. Standardanwendungen eines Maklerbüros sind nicht automatisch Hochrisiko-KI. Sobald eine Anwendung jedoch in solche Entscheidungen eingreift, sollten Sie Zweckbestimmung, Anbieterinformationen und eigene Betreiberpflichten sorgfältig prüfen.

Checkliste: KI-Kompetenz im Maklerbüro einführen

Arbeiten Sie die folgenden Punkte für jedes verwendete KI-System ab:

• Erfassen Sie Tool, Anbieter, Zweck, verantwortliche Person und Nutzerkreis.
• Klären Sie, ob die KI-Funktion aktiviert ist und ob sie abgeschaltet werden kann.
• Legen Sie fest, welche Daten eingegeben werden dürfen und welche Daten tabu sind.
• Verbieten Sie die Eingabe von Gesundheitsdaten, Ausweisdaten, Kontodaten, vollständigen Vertragsunterlagen und Zugangsdaten in nicht freigegebene KI-Dienste.
• Definieren Sie, welche Ergebnisse zwingend menschlich geprüft werden müssen.
• Regeln Sie Freigaben für Exposés, Kundenanschreiben, Beratungsunterlagen und Veröffentlichungen.
• Informieren Sie Mitarbeitende über typische Fehler: erfundene Quellen, falsche Fakten, verzerrte Empfehlungen und unzulässige Datenweitergaben.
• Weisen Sie auf Meldewege hin, wenn versehentlich Daten eingegeben oder fehlerhafte Inhalte versandt wurden.
• Dokumentieren Sie Einweisung, Inhalte, Datum, Teilnehmerkreis und zuständige Person.
• Wiederholen Sie die Einweisung bei neuen Tools, wesentlichen Funktionsänderungen oder neuen Einsatzbereichen.

Die Datenschutzregeln dürfen dabei nicht neben der KI-Regelung stehen. Ergänzen Sie die Vorgaben in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis für Makler: Muster & Anleitung und prüfen Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Eine passende Arbeitsgrundlage bietet auch unsere TOM im Maklerbüro: die Datenschutz-Checkliste.

So dokumentieren Sie die Einweisung schlank und belastbar

Eine einseitige Dokumentation pro Tool oder Toolgruppe ist für viele Büros ausreichend. Halten Sie nicht nur fest, dass eine Unterweisung stattgefunden hat, sondern auch, worauf sie sich bezog.

Dokumentationspunkt	Beispiel
KI-System	KI-Textassistent im Maklerverwaltungsprogramm
Einsatzbereich	Entwürfe für interne E-Mails und Exposétexte
Berechtigte Nutzer	Innendienst und Geschäftsführung
Verbotene Eingaben	Gesundheitsdaten, Ausweiskopien, Vertragsdaten, Zugangsdaten
Prüfschritt	Fachliche Prüfung vor Versand oder Veröffentlichung
Einweisungsinhalt	Datenschutz, Fehlerrisiken, Freigabeprozess, Meldung von Vorfällen
Datum und Verantwortlichkeit	Datum der Einweisung, Name der einweisenden Person
Bestätigung	Kenntnisnahme der teilnehmenden Mitarbeitenden

Vermeiden Sie überzogene Nachweise. Ein Test mit Punktesystem oder externe Prüfung ist für normale Standardanwendungen nicht automatisch nötig. Sinnvoll kann jedoch eine kurze Verständnisfrage sein, etwa: „Dürfen vollständige Kundenverträge in den freigegebenen Textassistenten kopiert werden?“ Die richtige Antwort muss für alle klar sein: nur, wenn dies ausdrücklich geprüft und freigegeben wurde.

Wer KI-Chatbots einsetzen möchte, findet konkrete Datenschutzregeln und typische Fallstricke im Beitrag ChatGPT und KI im Maklerbüro datenschutzkonform nutzen. Wer die Grundlagen systematisch vertiefen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.

Transparenz und Datenpannen nicht vergessen

Die KI-Kompetenzpflicht ersetzt keine anderen Anforderungen. Ein Kundenchatbot muss je nach Gestaltung erkennen lassen, dass er kein Mensch ist. Bei KI-generierten oder KI-veränderten Veröffentlichungen können ebenfalls Transparenzpflichten relevant werden. Legen Sie daher für Chatbots, Exposés und Bildbearbeitung fest, wer diese Prüfung übernimmt.

Passiert trotz Regeln ein Fehler, etwa durch die Eingabe personenbezogener Daten in einen nicht freigegebenen Dienst, braucht Ihr Büro einen klaren Meldeweg. Bewerten Sie den Vorfall unverzüglich mit Datenschutzverantwortlichen oder externen Fachleuten. Das praktische Vorgehen dazu beschreibt unser 72-Stunden-Playbook für Datenpannen.

Die wirksame Umsetzung beginnt nicht mit einem umfangreichen Handbuch. Erfassen Sie Ihre Tools, definieren Sie klare Grenzen, weisen Sie die betroffenen Personen passend ein und halten Sie die wichtigsten Nachweise aktuell. Damit erfüllen Sie die KI-Kompetenzpflicht verhältnismäßig und schaffen zugleich mehr Sicherheit im täglichen Maklergeschäft.