Das Wichtigste in Kürze
Als Versicherungsvermittler müssen Sie jedes Kalenderjahr 15 Stunden anerkannte Weiterbildung absolvieren und fünf Jahre nachweisen können, und dazu zählen auch Datenschutz und IT-Sicherheit.
Jedes Jahr im Dezember kommt in vielen Maklerbüros dieselbe Frage auf: Sind die 15 Stunden voll? Und was zählt eigentlich alles dazu? Die Weiterbildungspflicht nach § 34d der Gewerbeordnung gilt seit Umsetzung der EU-Vermittlerrichtlinie IDD und betrifft jeden, der Versicherungen vermittelt oder dazu berät. Die Regel klingt einfach, hat aber im Detail einige Fallstricke, die immer wieder für Unsicherheit sorgen. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Punkte, damit Sie die Pflicht sauber erfüllen und im Fall einer Kontrolle ruhig bleiben können.
Die gesetzliche Grundlage steht in § 34d Absatz 9 der Gewerbeordnung (GewO). Wer eine Erlaubnis als Versicherungsvermittler oder Versicherungsberater besitzt, muss sich pro Kalenderjahr im Umfang von 15 Stunden fachlich weiterbilden. Maßgeblich ist das Kalenderjahr, also der Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Wer die Stunden bis Silvester nicht zusammenhat, kann sie nicht ins Folgejahr verschieben. Umgekehrt lässt sich auch nicht auf Vorrat lernen: Stunden aus dem Vorjahr werden nicht angerechnet.
Betroffen sind zunächst die Inhaber einer Erlaubnis nach § 34d GewO, also Makler, Mehrfachagenten und Versicherungsberater. Die Pflicht trifft daneben die gebundenen Versicherungsvertreter, die nach § 34d Absatz 7 GewO ohne eigene Erlaubnis arbeiten und nur im Vermittlerregister eingetragen sind. Auch wenn diese Gruppe keine eigene Erlaubnis besitzt, gelten die 15 Stunden für sie genauso. Die Pflicht besteht zudem in voller Höhe, wenn Sie nur nebenberuflich vermitteln. Eine anteilige Kürzung für Teilzeit oder ein geringes Vermittlungsvolumen sieht das Gesetz nicht vor.
Wer erst unterjährig zugelassen oder registriert wird, sollte den Umfang für das erste Jahr aktiv mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer klären. Ob die vollen 15 Stunden fällig werden oder ob die Kammer eine anteilige Erfüllung ab Aufnahme der Tätigkeit akzeptiert, handhaben die Kammern uneinheitlich. Verlassen Sie sich hier besser nicht auf eine pauschale Faustregel, sondern fragen Sie vor dem Jahresende bei Ihrer IHK nach, was sie für den Nachweis erwartet.
Anrechenbar ist nur Weiterbildung, die inhaltlich zu Ihrer Tätigkeit passt. Die maßgeblichen Sachgebiete gibt die Versicherungsvermittlungsverordnung (VersVermV) vor. Dazu gehören zum Beispiel fachliche Kenntnisse zu Versicherungsprodukten, rechtliche Grundlagen der Beratung, die Bedarfsermittlung beim Kunden sowie der Umgang mit Beschwerden. Der thematische Bezug zur Vermittlung und Beratung ist das entscheidende Kriterium.
Nicht jede Fortbildung erfüllt diese Voraussetzung. Ein reines Verkaufstraining ohne fachlichen Bezug, eine allgemeine Führungskräfteschulung oder ein Rhetorikseminar ohne Verbindung zur Beratung fallen in der Regel heraus. Auch die Zeit für reines Selbststudium ohne Kontrolle des Lernerfolgs ist heikel. Achten Sie auf folgende Punkte, damit eine Maßnahme wirklich zählt:
Die Weiterbildungspflicht endet nicht bei der Inhaberin oder dem Inhaber. Sie erstreckt sich auf alle Beschäftigten, die unmittelbar bei der Vermittlung oder Beratung mitwirken. Wer also mit Kunden über Verträge spricht, Angebote erstellt oder berät, muss ebenfalls 15 Stunden pro Jahr nachweisen. Als Erlaubnisinhaber sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihre mitwirkenden Mitarbeitenden die Pflicht erfüllen. Diese Verantwortung lässt sich nicht auf die einzelne Person abschieben.
Rein interne Bürokräfte ohne Kundenkontakt in der Beratung sind dagegen nicht erfasst. Wer ausschließlich Rechnungen bucht, Post bearbeitet oder Termine koordiniert, muss keine 15 Stunden absolvieren. Die Grenze verläuft an der Mitwirkung bei Vermittlung und Beratung. Sobald eine Mitarbeiterin etwa telefonisch Deckungsfragen klärt oder Kunden zu Tarifen berät, wirkt sie unmittelbar mit und fällt unter die Pflicht. Prüfen Sie im Zweifel die tatsächlichen Aufgaben, nicht nur die Stellenbezeichnung.
Die Form der Weiterbildung ist weitgehend offen. Präsenzseminare, Live-Webinare, aufgezeichnete Online-Kurse und begleitetes Selbststudium sind alle grundsätzlich möglich. Der Gesetzgeber gibt keine feste Quote für Präsenz vor. Wichtig ist bei digitalen Formaten vor allem der Nachweis, dass Sie die Inhalte tatsächlich bearbeitet haben.
Bei einem reinen E-Learning bedeutet das in der Praxis: Es sollte eine Lernerfolgskontrolle geben, damit die Zeit anerkannt wird. Viele seriöse Anbieter lösen das über einen kurzen Test am Ende eines Moduls und stellen erst danach das Zertifikat aus. Bei Live-Webinaren dient häufig die Teilnahmeprotokollierung als Beleg. Rechnen Sie die tatsächliche Lernzeit an, nicht großzügig aufgerundete Werte. Ein 45-minütiges Modul ist eine Dreiviertelstunde, keine volle. Die Brancheninitiative „gut beraten“ der deutschen Versicherungswirtschaft (gut-beraten.de) führt für viele Vermittler ein freiwilliges Weiterbildungskonto, das die Dokumentation erleichtert, aber die gesetzliche Pflicht nicht ersetzt.
Auch Schulungen zu Datenschutz und IT-Sicherheit können bei erkennbarem Vermittlungs- und Beratungsbezug auf die 15 Stunden angerechnet werden. Ob eine konkrete Maßnahme zählt, hängt vom Bezug zum jeweiligen Sachgebiet und von der Bewertung Ihrer IHK ab. Eine rein allgemeine Datenschutzschulung ohne Branchenbezug erkennt nicht jede Kammer an. Der Umgang mit Kundendaten gehört jedoch untrennbar zur Beratung, und die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) treffen jedes Maklerbüro unmittelbar. Eine Schulung, die zeigt, wie Sie Kundendaten rechtssicher erheben, speichern und löschen, lässt sich deshalb gut mit der Vermittlungstätigkeit verknüpfen.
Ähnliches gilt für IT-Sicherheit. Wer Kundendaten digital verarbeitet, trägt Verantwortung für deren Schutz. Schulungen zum Erkennen von Phishing, zum sicheren Umgang mit Passwörtern oder zu technischen Schutzmaßnahmen stärken genau diese Sorgfalt; wie Sie gefälschte Nachrichten im Alltag erkennen, zeigt unser Beitrag zur Phishing-Erkennung im Maklerbüro. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (bsi.bund.de) bietet dazu verlässliche Grundlagen. Damit die Anrechnung sauber gelingt, sollte die Schulung den Bezug zur Vermittlungs- und Beratungstätigkeit erkennen lassen und die üblichen Nachweise liefern. Wie Sie diese Sorgfalt in der Praxis verankern, lesen Sie in unseren Beiträgen zur Beratungsdokumentation und den Informationspflichten sowie dazu, wie Sie Kundendaten korrekt aufbewahren und löschen. Klären Sie im Zweifel vorab beim Anbieter oder bei Ihrer IHK, ob ein konkreter Kurs anerkannt wird.
Weiterbildung ohne Beleg hilft im Ernstfall nicht. Die VersVermV verpflichtet Sie, die Weiterbildung zu dokumentieren und die Nachweise fünf Jahre lang aufzubewahren. Gemeint sind die Bescheinigungen der Anbieter, aus denen Thema, Datum und Dauer hervorgehen. Sammeln Sie diese Belege laufend, nicht erst zum Jahresende. Eine einfache Ablage, digital oder auf Papier, in der jede absolvierte Maßnahme mit Stundenzahl steht, spart im Fall einer Nachfrage viel Zeit.
Als Erlaubnisinhaber müssen Sie diese Dokumentation auch für Ihre mitwirkenden Beschäftigten führen. Legen Sie deshalb pro Person eine eigene Übersicht an. Praktisch bewährt hat sich eine Tabelle mit Datum, Anbieter, Thema, Format und angerechneter Stundenzahl, ergänzt um den Ablageort des jeweiligen Zertifikats. So sehen Sie jederzeit auf einen Blick, ob die 15 Stunden erreicht sind, und finden den passenden Beleg sofort.
Zuständig für die Aufsicht über die Weiterbildungspflicht ist die Industrie- und Handelskammer. Sie kann stichprobenartig kontrollieren, ob Sie und Ihre Beschäftigten die 15 Stunden erfüllt haben, und dazu die Nachweise anfordern. Wer die Pflicht nicht erfüllt oder die Dokumentation nicht vorlegen kann, riskiert ein Bußgeld, denn ein Verstoß kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Mit einer sauberen Ablage bereiten Sie sich einmal vor und müssen im Ernstfall nur noch zusammenstellen. Die folgende Checkliste hilft dabei:
Die Weiterbildungspflicht ist mit etwas Routine gut zu erfüllen. Verteilen Sie die Stunden über das Jahr, dokumentieren Sie laufend und nutzen Sie Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit, die Ihr Büro ohnehin voranbringen. Wie die Weiterbildungspflicht in die übrigen aufsichtsrechtlichen Anforderungen eingebettet ist, zeigt unsere Themenübersicht zu Pflichten und Recht für Makler. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen praxisnahen Überblick und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei komplexen Fragen zur Anrechnung einzelner Maßnahmen wenden Sie sich an Ihre IHK oder an fachkundige Beratung.
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
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