Geldwäschegesetz für Immobilienmakler: KYC-Checkliste für Käufer, Verkäufer und wirtschaftlich Berechtigte

Ein Kaufinteressent möchte noch am selben Tag ein verbindliches Angebot für ein Mehrfamilienhaus abgeben. Der Käufer tritt über eine GmbH auf, der Geschäftsführer ist im Ausland, die Finanzierung soll „über private Mittel“ erfolgen. Spätestens jetzt darf die Geldwäscheprüfung nicht auf den Notartermin verschoben werden. Immobilienmakler müssen Käufer und Verkäufer rechtzeitig identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte feststellen, Risiken bewerten und Auffälligkeiten konsequent behandeln.

Dieser Beitrag ist ein praktischer Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Bei kniffligen Fragen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde hinzu.

Warum Immobilienmakler KYC früh beginnen müssen

Immobilienmakler gehören zu den nach dem Geldwäschegesetz verpflichteten Unternehmen. Die Pflichten betreffen nicht nur auffällige Barzahlungen oder internationale Konstruktionen. Maßgeblich ist der Immobilienkauf selbst.

Die Identifizierung der Vertragsparteien muss erfolgen, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags besteht. Warten Sie daher nicht darauf, dass der Notarvertrag vorbereitet oder unterschrieben wird. Ein bloßer Download eines Exposés oder eine erste unverbindliche Besichtigung löst nicht automatisch die vollständige KYC-Prüfung aus. Sobald jedoch konkrete Kaufverhandlungen, ein Angebot, Reservierungsabsprachen oder die Vorbereitung eines Notartermins beginnen, sollte Ihre Akte vollständig sein.

Praktisch bewährt sich ein fester KYC-Status im Maklerverwaltungsprogramm oder in der digitalen Kundenakte:

• Interessent erfasst
• ernsthaftes Kaufinteresse festgestellt
• Identifizierung offen
• wirtschaftlich Berechtigte geprüft
• PEP-Prüfung durchgeführt
• Risikoeinstufung dokumentiert
• Freigabe für weitere Vertragsvorbereitung erteilt
• Verdachtsprüfung erforderlich

Eine sauber eingerichtete digitale Kundenakte für Makler verhindert, dass Ausweisdokumente, Registerauszüge und interne Prüfvermerke in einzelnen E-Mail-Postfächern verschwinden.

Die richtige Reihenfolge der KYC-Prüfung

KYC steht für „Know Your Customer“. Für Immobilienmakler geht es dabei nicht nur um den Kunden im üblichen Vertriebsverständnis. Relevant sind insbesondere Käufer, Verkäufer, Vertreter sowie bei Gesellschaften und vergleichbaren Strukturen die wirtschaftlich Berechtigten.

1. Käufer und Verkäufer identifizieren

Bei natürlichen Personen erfassen Sie die gesetzlich erforderlichen Identitätsdaten anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises. Dazu zählen insbesondere Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift sowie Angaben zum Ausweisdokument.

Die Identifizierung wird durch eine vollständige Kopie oder optische Digitalisierung des Ausweisdokuments dokumentiert. Speichern Sie diese Unterlagen nicht ungeschützt im allgemeinen E-Mail-Archiv und verschicken Sie sie nicht ohne abgesicherten Übermittlungsweg.

Bei juristischen Personen, etwa einer GmbH, AG oder eingetragenen Personengesellschaft, benötigen Sie unter anderem:

• Firma oder Name der Gesellschaft
• Rechtsform
• Registernummer und Registergericht, soweit vorhanden
• Geschäftsanschrift
• Namen der vertretungsberechtigten Personen
• Nachweis der Vertretungsbefugnis
• Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten

Prüfen Sie auch, ob die auftretende Person tatsächlich für die Gesellschaft handeln darf. Ein Handelsregisterauszug allein beantwortet nicht jede Vertretungsfrage, etwa bei Gesamtvertretung, Prokura oder einer Vollmacht.

2. Wirtschaftlich Berechtigte feststellen

Bei Gesellschaften ist die Person am Besprechungstisch nicht zwingend die Person, die wirtschaftlich vom Kauf profitiert oder die Kontrolle ausübt. Wirtschaftlich Berechtigte sind grundsätzlich natürliche Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent des Kapitals halten, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf die Erklärung des Geschäftsführers. Sie müssen die Eigentums- und Kontrollstruktur nachvollziehen. Das Transparenzregister ist dabei ein wichtiges Hilfsmittel, ersetzt aber nicht jede eigene Plausibilitätsprüfung.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen mehrstufige Beteiligungen, ausländische Gesellschaften, Treuhandverhältnisse und kurzfristige Änderungen in der Eigentümerstruktur. Kann kein wirtschaftlich Berechtigter festgestellt werden, gelten unter den gesetzlichen Voraussetzungen die gesetzlichen Vertreter als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte. Auch dieser Schluss muss nachvollziehbar dokumentiert sein.

Ihre Akte sollte mindestens enthalten:

• Selbstauskunft zur Beteiligungs- und Kontrollstruktur
• Registerunterlagen und Registerabfragen
• Darstellung der Beteiligungskette
• Identitätsdaten der wirtschaftlich Berechtigten
• Begründung, falls fiktiv wirtschaftlich Berechtigte erfasst werden
• Datum, Bearbeiter und Ergebnis der Prüfung

PEP-Prüfung: Kein Ausschlussgrund, aber ein höheres Risiko

Prüfen Sie, ob Käufer, Verkäufer oder wirtschaftlich Berechtigte politisch exponierte Personen, Familienmitglieder oder bekanntermaßen nahestehende Personen sind. Eine PEP ist nicht automatisch verdächtig und darf nicht pauschal vom Geschäft ausgeschlossen werden. Sie löst jedoch verstärkte Sorgfaltspflichten aus.

Bei einem PEP-Treffer benötigen Sie ein dokumentiertes Verfahren. Dazu gehören regelmäßig:

• Freigabe durch die zuständige Leitungsebene
• angemessene Prüfung der Herkunft des Vermögens
• Prüfung der Herkunft der für den Kauf eingesetzten Mittel
• verstärkte und fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung
• nachvollziehbarer Prüfvermerk in der KYC-Akte

Wichtig ist die sprachliche Trennung in Ihrer Dokumentation: „PEP-Treffer“ bedeutet nicht „Geldwäscheverdacht“. Halten Sie objektiv fest, welche Angaben und Unterlagen vorliegen, welche Risiken Sie erkannt haben und warum Sie das Geschäft fortführen oder intern eskalieren.

Risikoprüfung: Auffälligkeiten nicht einzeln betrachten

Die Risikoprüfung darf sich nicht auf ein einzelnes Warnsignal beschränken. Häufig entsteht erst aus mehreren Umständen ein relevantes Gesamtbild. Ein hohes Kaufpreisvolumen ist für sich genommen kein Verdachtsgrund. Auffällig werden kann aber die Kombination aus unklarer Finanzierung, komplexer Gesellschaftsstruktur, Zeitdruck und widersprüchlichen Angaben.

Typische Warnsignale im Immobiliengeschäft sind:

• Käufer oder Verkäufer verweigern die Offenlegung wirtschaftlich Berechtigter.
• Ausweisdokumente, Registerdaten und Selbstauskünfte widersprechen sich.
• Eine Drittperson übernimmt Zahlungen ohne nachvollziehbaren wirtschaftlichen Grund.
• Die Finanzierung oder Herkunft der Mittel bleibt trotz Nachfrage unklar.
• Beteiligte drängen auf ungewöhnliche Eile und lehnen übliche Dokumentation ab.
• Gesellschaften werden kurz vor dem Kauf gegründet oder die Eigentümerstruktur wird kurzfristig geändert.
• Beteiligte wollen Informationen zum Prüfprozess vermeiden oder beeinflussen.
• Es bestehen Hinweise auf Umgehungen des Verbots bestimmter Zahlungsmittel beim Immobilienerwerb.

Definieren Sie in Ihrer internen Risikoanalyse, welche Fälle niedrig, normal oder erhöht riskant sind. Die TOM-Checkliste für Maklerbüros hilft ergänzend dabei, sensible Prüfunterlagen nur berechtigten Personen zugänglich zu machen.

Verdachtsmeldung: Unverzüglich handeln, nicht selbst ermitteln

Ergibt sich ein Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, ist eine Verdachtsmeldung an die Financial Intelligence Unit erforderlich. Entscheidend ist nicht, ob Sie den Verdacht beweisen können. Es genügt, dass Tatsachen auf einen Zusammenhang hindeuten können und die Erklärung der Beteiligten nicht plausibel ist.

Die interne Reihenfolge sollte klar geregelt sein:

1. Sachverhalt sichern und nur Tatsachen dokumentieren.
2. Unverzüglich die intern zuständige Person einschalten.
3. Verdachtsmeldung über den vorgesehenen Meldeweg veranlassen.
4. Beteiligte nicht über die Meldung oder die interne Verdachtsprüfung informieren.
5. Weitere Schritte zur Durchführung des Geschäfts rechtlich prüfen lassen.

Das sogenannte Tippverbot ist zentral: Sie dürfen Käufer, Verkäufer oder sonstige Betroffene nicht darüber informieren, dass eine Verdachtsmeldung abgegeben wurde oder abgegeben werden soll. Vermeiden Sie daher Formulierungen wie „Wir müssen Sie wegen Geldwäsche melden“. Kommunizieren Sie stattdessen nur die sachlich erforderlichen Informationen zum weiteren Ablauf.

Für den Fall einer Datenschutzverletzung, etwa bei fehlversandten Ausweiskopien oder offengelegten KYC-Unterlagen, brauchen Sie einen getrennten Notfallprozess. Nutzen Sie dafür das 72-Stunden-Playbook zur Datenpanne.

Datenschutz und Aufbewahrung richtig verbinden

Die Verarbeitung von KYC-Daten erfolgt nicht auf Grundlage einer Einwilligung. Sie beruht auf den gesetzlichen Pflichten aus dem Geldwäschegesetz. Eine Einwilligung ist deshalb weder der passende noch ein belastbarer Ersatz für die erforderliche Rechtsgrundlage.

Beschränken Sie den Zugriff auf KYC-Unterlagen auf Personen, die diese Daten für ihre Aufgabe benötigen. Dazu gehören üblicherweise Geschäftsleitung, Geldwäschebeauftragte oder intern zuständige Mitarbeitende. Maklerassistenz und Vertrieb benötigen nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Ausweiskopien und Prüfvermerke.

Bewahren Sie geldwäscherechtliche Aufzeichnungen grundsätzlich fünf Jahre auf. Danach müssen Sie prüfen, ob eine Löschung erforderlich ist oder andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen. Vermischen Sie KYC-Unterlagen nicht unkontrolliert mit allgemeinen Vertragsakten. Für die praktische Löschorganisation ist der Beitrag zu Aufbewahrungsfristen für Makler eine sinnvolle Ergänzung.

Wer die rechtlichen Grundlagen und die organisatorische Umsetzung systematisch vertiefen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.

Vorbereitung auf die EU-Geldwäschevorgaben ab 2027

Ab dem 10. Juli 2027 gilt die EU-Geldwäscheverordnung in weiten Teilen unmittelbar. Für Immobilienmakler ist jetzt vor allem wichtig, Prozesse so aufzubauen, dass sie nicht von einzelnen Personen, Papierordnern oder Erinnerungen abhängen.

Prüfen Sie bis dahin mindestens einmal jährlich:

• Ist Ihre Risikoanalyse aktuell und auf Ihr Geschäftsmodell zugeschnitten?
• Sind KYC-Auslöser im Vertriebsprozess verbindlich definiert?
• Können wirtschaftlich Berechtigte und Beteiligungsketten nachvollziehbar dokumentiert werden?
• Gibt es einen sicheren, bekannten Eskalationsweg für Verdachtsfälle?
• Sind Zugriffsrechte, Löschfristen und Datensicherungen geprüft?
• Werden Mitarbeitende anhand realer Immobilienfälle unterwiesen?

Die beste Vorbereitung ist keine umfangreiche Sammlung von Vorlagen, sondern eine Reihenfolge, die im Tagesgeschäft funktioniert: Identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte feststellen, PEP und Risiko prüfen, dokumentieren, bei Auffälligkeiten eskalieren.