E-Rechnung im Maklerbüro: ZUGFeRD, XRechnung und GoBD-Checkliste 2026

Montagmorgen, die Buchhaltung öffnet das E-Mail-Postfach: Zwischen Courtageabrechnungen und Handwerkerrechnungen liegt eine Datei mit der Endung „.xml“. Sie lässt sich nicht wie eine PDF lesen, enthält aber möglicherweise eine steuerlich relevante Eingangsrechnung. Genau solche Fälle gehören 2026 zum Alltag im Maklerbüro. Wer E-Rechnungen nur als neues Dateiformat behandelt, riskiert Lücken bei Prüfung, Freigabe und Archivierung.

Dieser Beitrag ist ein praktischer Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Bei kniffligen Fragen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde hinzu.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer im B2B-Bereich grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen. Maklerbüros sollten die Zeit nutzen, um Zuständigkeiten, Software und Abläufe belastbar einzurichten. Das betrifft nicht nur Rechnungen an Gewerbekunden, sondern auch Eingangsrechnungen von Dienstleistern, Vermietern, Handwerkern, IT-Anbietern oder Marketingagenturen.

Was 2026 als E-Rechnung gilt

Der Begriff „E-Rechnung“ wird häufig mit einer PDF verwechselt. Steuerlich ist die Abgrenzung jedoch entscheidend.

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Das Format muss die elektronische Verarbeitung ermöglichen und grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Format	Was steckt darin?	E-Rechnung im steuerlichen Sinn?	Praxis im Maklerbüro
PDF-Rechnung	Bild- oder Textdokument, meist per E-Mail	Nein	Gut lesbar, aber Daten müssen häufig manuell übernommen werden
ZUGFeRD	Lesbare PDF mit eingebetteter XML-Datei oder strukturierte XML-Daten	Ja, bei geeignetem Profil	Praktisch, weil Buchhaltung und Fachabteilung dieselbe Rechnung lesen können
XRechnung	Reine XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten	Ja	Besonders häufig bei öffentlichen Auftraggebern und digitalen Beschaffungsprozessen

Eine einfache PDF-Rechnung ist damit keine E-Rechnung im neuen steuerlichen Sinne. Sie kann aber während bestimmter Übergangsfristen weiterhin als „sonstige Rechnung“ zulässig sein. Für das Maklerbüro ist vor allem wichtig: Eine PDF darf nicht als Ersatz für die strukturierte Originaldatei behandelt werden, wenn eine ZUGFeRD- oder XRechnung eingegangen ist.

Bei ZUGFeRD ist die Rechnung für Menschen meist angenehm lesbar, weil eine PDF enthalten ist. Die XML-Daten sind jedoch für die automatisierte Verarbeitung maßgeblich. Eine XRechnung besteht dagegen oft nur aus XML. Sie benötigt daher eine Ansicht im Buchhaltungsprogramm, einem Rechnungsviewer oder einem passenden Dokumentenmanagementsystem.

Für wen die neuen Regeln relevant sind

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen betrifft Unternehmer im inländischen B2B-Geschäft. Versicherungs- und Immobilienmakler sollten deshalb auch dann empfangsbereit sein, wenn sie selbst überwiegend an Privatkunden abrechnen.

Nicht jede Rechnung fällt jedoch unter die E-Rechnungspflicht. Typische Ausnahmen oder Sonderfälle sind:

• Rechnungen an Privatpersonen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• bestimmte steuerfreie Umsätze
• Rechnungen, bei denen Leistungserbringer und Leistungsempfänger nicht beide im Inland ansässig sind

Für ausgehende B2B-Rechnungen bestehen weiterhin gesetzliche Übergangsregelungen. Im Jahr 2026 kann eine Rechnung in vielen Fällen noch als Papier- oder PDF-Rechnung übermittelt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Dennoch ist es sinnvoll, den Ausgangsprozess jetzt vorzubereiten. Wer bis zur verpflichtenden Umstellung wartet, muss unter Zeitdruck Datenfelder, Rechnungsfreigaben und Schnittstellen korrigieren.

Der Eingang einer E-Rechnung: Nicht nur das Postfach zählt

Ein E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich aus, um E-Rechnungen empfangen zu können. In der Praxis genügt es aber nicht, wenn XML-Dateien dort ungelesen liegen bleiben oder Mitarbeitende Rechnungen lokal auf ihren Rechner herunterladen.

Legen Sie einen festen Eingangskanal fest. Das kann ein zentrales Rechnungs-E-Mail-Postfach, ein Portalzugang oder ein automatisierter Import in die Buchhaltungssoftware sein. Entscheidend ist, dass Rechnungen vollständig erfasst, geprüft und archiviert werden.

Checkliste für den Rechnungseingang

• Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein.
• Klären Sie, welche Dateiformate Ihre Buchhaltungssoftware verarbeiten kann.
• Testen Sie den Import von XRechnung und ZUGFeRD mit Ihrer Steuerkanzlei.
• Stellen Sie sicher, dass XML-Dateien nicht durch Spamfilter, Virenschutz oder E-Mail-Regeln gelöscht werden.
• Definieren Sie, wer Rechnungen fachlich prüft und wer sie zur Zahlung freigibt.
• Speichern Sie die Originaldatei einschließlich XML dauerhaft im Archiv.
• Vermeiden Sie Ausdrucke als alleinige Ablage.
• Dokumentieren Sie Fehlerfälle, etwa unlesbare Dateien oder fehlende Pflichtangaben.

Ein professioneller Umstieg auf die digitale Kundenakte für Makler hilft auch bei Eingangsrechnungen: Dokumente, Zuständigkeiten und Freigaben bleiben nachvollziehbar an einer zentralen Stelle, statt sich über Postfächer, Netzlaufwerke und Papierordner zu verteilen.

Rechnungen fachlich und steuerlich prüfen

Auch eine technisch valide XML-Datei ist nicht automatisch korrekt. Die Prüfung bleibt Aufgabe des Unternehmens. Bei Maklerbüros sind insbesondere Leistungsbezug, Vertragsbezug und Zahlungsdaten relevant.

Prüfen Sie jede Eingangsrechnung mindestens in diesen Punkten:

• Stimmen Rechnungsaussteller und hinterlegte Bankverbindung mit dem bekannten Geschäftspartner überein?
• Ist die Leistung tatsächlich beauftragt und erbracht worden?
• Passen Leistungszeitraum, Objekt, Mandat oder Vertragsnummer?
• Sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Steuersatz plausibel?
• Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen oder wird zutreffend auf eine Steuerbefreiung oder den Übergang der Steuerschuld hingewiesen?
• Stimmen Betrag, Zahlungsziel und vereinbarte Konditionen?
• Enthält die Datei strukturierte Daten und lässt sie sich technisch öffnen?
• Gibt es Auffälligkeiten, die auf eine manipulierte Rechnung oder einen geänderten Zahlungsweg hindeuten?

Besondere Vorsicht ist bei E-Mails angebracht, die angeblich nur eine „neue Bankverbindung“ mitteilen. Prüfen Sie Änderungen über einen bereits bekannten Kommunikationsweg. Das schützt nicht nur vor Fehlüberweisungen, sondern ist ein wirksamer Teil der Phishing-Abwehr im Maklerbüro.

GoBD: Originaldatei, Nachvollziehbarkeit und Archiv

Für die Archivierung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und die GoBD. Relevant sind insbesondere Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit.

Bei einer XRechnung muss die XML-Originaldatei aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD sollten Sie die vollständige Datei archivieren, also inklusive eingebetteter XML-Daten. Eine ausgedruckte Rechnung oder eine nachträglich erzeugte PDF ist kein gleichwertiger Ersatz für das elektronische Original.

Das Archiv sollte außerdem nachvollziehbar machen:

• wann die Rechnung eingegangen ist
• wer sie geprüft und freigegeben hat
• welche Kontierung vorgenommen wurde
• ob und wann Änderungen oder Korrekturen erfolgt sind
• wann die Rechnung bezahlt wurde
• wie die Datei bei einer Prüfung wieder lesbar gemacht werden kann

Aufbewahrung bedeutet nicht, Dateien jahrelang unstrukturiert in einem E-Mail-Postfach zu belassen. Legen Sie ein Archivsystem mit Zugriffsrechten, Suchfunktion und Sicherung fest. Die Details zu Fristen und Löschkonzepten finden Sie im Beitrag Aufbewahrungsfristen für Makler: aufbewahren & löschen.

Zuständigkeiten zwischen Maklerbüro und Steuerkanzlei klären

Viele Fehler entstehen nicht durch fehlende Technik, sondern durch unklare Zuständigkeiten. Die Steuerkanzlei kann Buchungen und steuerliche Einordnung übernehmen. Sie kann aber nicht wissen, ob eine Rechnung fachlich berechtigt ist oder ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Aufgabe	Sinnvolle Zuständigkeit	Kontrollpunkt
Eingang erfassen	Maklerbüro oder automatisierter Import	Keine Rechnung geht verloren
Leistung und Betrag prüfen	Fachabteilung oder Geschäftsführung	Bezug zum Auftrag vorhanden
Zahlung freigeben	Berechtigte Person im Maklerbüro	Vier-Augen-Prinzip bei höheren Beträgen
Kontieren und buchen	Buchhaltung oder Steuerkanzlei	Steuerliche Behandlung korrekt
Original archivieren	Maklerbüro mit Systemunterstützung	XML und Freigabeprotokoll verfügbar
Fehler korrigieren	Rechnungsaussteller und Buchhaltung	Stornierung oder Berichtigung dokumentiert

Besprechen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei konkret, über welchen Weg E-Rechnungen übergeben werden sollen. Ein Export aus dem Maklerverwaltungsprogramm, ein gemeinsames Buchhaltungsportal oder ein strukturierter Belegimport sind unterschiedliche Prozesse. Bei der Systemauswahl hilft die Checkliste zum Maklerverwaltungsprogramm, insbesondere bei Schnittstellen, Rollenrechten und Dokumentenablage.

Datenschutz und IT-Sicherheit mitdenken

Eingangsrechnungen enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, etwa Ansprechpartner, Objektadressen, Bankverbindungen oder Vertragsbezüge. Deshalb gehören Zugriffsrechte, sichere Passwörter und geregelte Berechtigungen zum E-Rechnungsprozess.

Beschränken Sie den Zugriff auf Rechnungsarchive auf Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen. Prüfen Sie zudem, ob Ihr externer Buchhaltungs- oder Archivdienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Dann kann ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein. Eine praktische Einordnung liefert der Beitrag AV-Vertrag für Makler: Wer braucht wirklich einen?.

Wer die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen systematisch vertiefen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.

Ihr Umsetzungsplan für die nächsten vier Wochen

• Woche 1: Prüfen Sie, über welche Postfächer, Portale und Softwarelösungen Rechnungen eingehen.
• Woche 2: Klären Sie mit Buchhaltung und Steuerkanzlei akzeptierte Formate, Übergabewege und Freigabeschritte.
• Woche 3: Testen Sie ZUGFeRD und XRechnung mit realistischen Musterfällen.
• Woche 4: Dokumentieren Sie den Prozess, schulen Sie Mitarbeitende und kontrollieren Sie die Archivierung.

E-Rechnungen sind keine reine Aufgabe für die Buchhaltung. Sie verbinden Steuerrecht, digitale Prozesse, IT-Sicherheit und interne Kontrolle. Wer den Eingang sauber organisiert, die Originaldateien archiviert und Verantwortlichkeiten festlegt, schafft eine belastbare Grundlage für die schrittweise Umstellung ausgehender B2B-Rechnungen.