Mieterselbstauskunft staffeln: DSGVO-Checkliste für Makler

Bei einer Wohnungsbesichtigung melden sich zwanzig Interessenten, zwölf senden noch am selben Tag eine Selbstauskunft und mehrere legen ungefragt Gehaltsabrechnungen, Ausweiskopien und SCHUFA-Auszüge bei. Für Sie als Immobilienmakler entsteht daraus schnell ein Datenschutzrisiko: Was dürfen Sie speichern, wann dürfen Sie Unterlagen an den Vermieter weitergeben und wie lange bleiben Absagen-Daten in der Akte?

Dieser Beitrag ist ein praktischer Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Bei kniffligen Fragen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde hinzu.

Die Lösung ist keine besonders lange Selbstauskunft, sondern ein gestuftes Verfahren. Je weiter ein Bewerber im Auswahlprozess kommt, desto konkreter darf der Informationsbedarf werden. Maßstab sind Datenminimierung, Zweckbindung und Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO. Sie benötigen Daten nicht deshalb, weil sie möglicherweise später hilfreich sein könnten, sondern weil sie für die jeweilige Entscheidung erforderlich sind.

Warum eine gestaffelte Mieterselbstauskunft sinnvoll ist

Eine Mieterselbstauskunft bündelt personenbezogene Daten in erheblichem Umfang. Dazu gehören Name, Kontaktdaten, Haushaltsgröße, berufliche Situation, Einkommen und häufig Bonitätsinformationen. Manche Formulare verlangen zusätzlich Angaben, die für ein Mietverhältnis regelmäßig nicht erforderlich sind oder diskriminierende Auswahlentscheidungen begünstigen können.

Datenschutzrechtlich kommt für die Verarbeitung im Anbahnungsverhältnis vor allem Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO in Betracht. Daten dürfen verarbeitet werden, wenn dies für Schritte vor Vertragsschluss erforderlich ist. Bei einzelnen Verarbeitungsschritten kann zudem ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO eine Rolle spielen, etwa bei einer nachvollziehbaren Auswahlentscheidung. In beiden Fällen gilt: Erforderlichkeit muss konkret geprüft werden.

Die Einwilligung ist bei Mietinteressenten meist keine belastbare Abkürzung. Bewerber stehen unter faktischem Druck, wenn die Wohnung begehrt ist. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf eine pauschale Erklärung wie „Ich willige in alle Datenverarbeitungen ein“. Legen Sie stattdessen pro Phase fest, welche Angaben Sie brauchen und warum.

Für die grundlegende Datenschutzorganisation im Maklerbüro hilft die DSGVO-Checkliste für Makler. Sie ersetzt jedoch nicht die konkrete Prüfung Ihres Vermietungsprozesses.

Die vier Phasen der Datenerhebung

Auswahlphase	Zulässiger Fokus	Daten, die regelmäßig genügen	Noch nicht erforderlich
Erstkontakt	Besichtigung organisieren	Name, Kontaktweg, gewünschter Besichtigungstermin	Einkommen, Ausweis, SCHUFA, Familienstand
Besichtigung und Vorauswahl	Eignung für die Wohnung	Anzahl einziehender Personen, gewünschter Einzugstermin, freiwillige Angaben zu Haustieren bei Relevanz	Gehaltsabrechnungen, Ausweiskopien, vollständige Bonitätsauskunft
Engere Auswahl	Zahlungsfähigkeit und Vertragsdurchführung prüfen	Berufliche Situation, Haushaltsnettoeinkommen, gegebenenfalls Nachweise	Umfangreiche Daten aller übrigen Interessenten
Vertragsabschluss	Vertrag rechtssicher vorbereiten	Anschrift, Geburtsdatum soweit erforderlich, Bankverbindung erst für Zahlungen, notwendige Vertragsdaten	Daten ohne Vertragsbezug

Diese Staffelung schützt nicht nur Bewerber. Sie reduziert auch Ihren Aufwand bei Löschungen, Auskunftsersuchen und Datenpannen. Je weniger sensible Unterlagen von abgelehnten Interessenten bei Ihnen eingehen, desto geringer ist Ihr Risiko.

Phase 1: Kontakt- und Besichtigungsdaten genügen

Vor einer Besichtigung brauchen Sie in der Regel nur die Daten, mit denen Sie den Termin organisieren können. Dazu zählen Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Bei starker Nachfrage kann zusätzlich eine knappe Information sinnvoll sein, etwa die Zahl der Personen, die einziehen sollen, sowie der gewünschte Einzugstermin.

Fragen Sie nicht bereits beim Erstkontakt nach:

• Staatsangehörigkeit, Herkunft oder Muttersprache
• Religion, Gesundheitsdaten oder Behinderung
• Schwangerschaft, Familienplanung oder sexueller Orientierung
• vollständigem Geburtsdatum
• Personalausweis- oder Passkopien
• Gehaltsabrechnungen, Kontoauszügen oder SCHUFA-Unterlagen
• Vorstrafen oder Mitgliedschaften

Solche Informationen sind entweder für die Besichtigungsorganisation nicht erforderlich oder besonders eingriffsintensiv. Fragen mit Bezug zu den geschützten Merkmalen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes sind zudem besonders riskant. Auch wenn Bewerber Daten freiwillig nennen, sollten Sie diese nicht ungeprüft in Ihre Interessentenliste übernehmen.

Führen Sie eine schlanke Besichtigungsliste. Sie sollte keine Freitextspalten enthalten, in denen Mitarbeitende subjektive Eindrücke oder sensible Angaben notieren. Ein Eintrag wie „passt nicht ins Haus“ ist weder transparent noch im Streitfall hilfreich.

Phase 2: Daten für die engere Auswahl begrenzen

Erst wenn ein Interessent ernsthaft für die Wohnung in Betracht kommt, dürfen Sie weitere Informationen zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit abfragen. Dabei ist nicht entscheidend, ob ein Standardformular viele Felder vorsieht. Entscheidend ist, was für diese konkrete Vermietung benötigt wird.

Regelmäßig sinnvoll sind:

• Anzahl der einziehenden Personen
• aktueller Beschäftigungsstatus oder eine vergleichbare Einkommenssituation
• ungefähres monatliches Haushaltsnettoeinkommen
• gewünschter Mietbeginn
• bei erlaubnispflichtiger Tierhaltung die Frage nach Art und Anzahl des Tieres

Beim Einkommen genügt zunächst häufig eine Angabe zur Einkommenshöhe. Sie müssen nicht von jedem Besichtigungsinteressenten sofort drei Gehaltsabrechnungen verlangen. Ziehen Sie nur wenige Personen ernsthaft in die Endauswahl ein, können Sie von diesen passende Nachweise anfordern.

Achten Sie darauf, dass Nachweise nicht mehr Informationen enthalten als nötig. Gehaltsabrechnungen können beispielsweise Personalnummern, Steuermerkmale, Krankenkassendaten oder Pfändungshinweise enthalten. Bitten Sie Bewerber, nicht relevante Angaben zu schwärzen, soweit die Plausibilitätsprüfung dadurch nicht beeinträchtigt wird. Kontoauszüge sind besonders sensibel und sollten nicht zur Routine werden.

Wenn Sie Unterlagen für einen Eigentümer entgegennehmen, klären Sie Ihre Rolle sauber: Handeln Sie als eigenständig Verantwortlicher oder im Auftrag des Vermieters? Davon hängen Informationspflichten, Zugriffsrechte und Vertragsgestaltung ab. Die Checkliste zum AV-Vertrag für Makler hilft bei der Einordnung, ersetzt aber keine Prüfung des konkreten Maklervertrags.

SCHUFA und Bonitätsdaten nur bei ernsthaftem Mietinteresse

Eine Bonitätsauskunft ist kein Instrument für die breite Vorauswahl. Sie sollte erst eingeholt oder angefordert werden, wenn ein Bewerber zur engen Endauswahl gehört und ein Vertragsabschluss realistisch ist. Begrenzen Sie den Kreis auf die Personen, deren Zahlungsfähigkeit Sie tatsächlich prüfen müssen.

In der Praxis gibt es zwei Wege:

• Der Bewerber legt eine aktuelle Bonitätsauskunft selbst vor.
• Der Vermieter oder ein berechtigter Dienstleister holt eine Auskunft ein, sofern die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen und die betroffene Person transparent informiert wird.

Welcher Weg geeignet ist, hängt vom Einzelfall, vom eingesetzten Dienstleister und von der Aufgabenverteilung zwischen Makler und Vermieter ab. Dokumentieren Sie daher vorab, wer die Abfrage veranlasst, welche Daten übermittelt werden, wer das Ergebnis erhält und wie lange es gespeichert wird.

Speichern Sie nicht mehr als erforderlich. Für die Entscheidung kann oft genügen, dass eine ausreichende Bonität festgestellt wurde oder dass ein konkretes Hindernis besteht. Eine vollständige Auskunft mit allen Details gehört nicht unnötig in allgemeine CRM-Notizen, E-Mail-Postfächer oder an weitere Beteiligte.

Wenn digitale Kundenakten eingesetzt werden, sollten sensible Bonitätsunterlagen getrennt berechtigt abgelegt werden. Der Beitrag zur digitalen Kundenakte für Makler zeigt, wie Sie Aktenstruktur und Zugriffsrechte von Beginn an sinnvoll planen.

Absagen-Daten zeitnah löschen, Entscheidungsgrund dokumentieren

Für abgelehnte Bewerber entfällt der ursprüngliche Zweck der Datenverarbeitung grundsätzlich nach Abschluss der Auswahl. Löschen Sie dann Kontakt-, Einkommens- und Bonitätsdaten zeitnah. Eine gesetzliche Standardfrist, die alle Absagen-Daten pauschal für mehrere Monate oder Jahre erlaubt, gibt es nicht.

Gleichzeitig kann eine kurze, begründete Aufbewahrung minimaler Daten zulässig sein, wenn Sie sich gegen mögliche Ansprüche verteidigen müssen. Im Zusammenhang mit Diskriminierung bei zivilrechtlichen Massengeschäften ist insbesondere die Frist aus § 21 AGG relevant: Ansprüche müssen grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden. Ob und wie lange darüber hinaus Daten erforderlich bleiben, hängt vom Einzelfall und von möglichen Forderungen ab.

Bewahren Sie dafür nicht die komplette Bewerbungsmappe auf. Besser ist ein reduzierter Entscheidungsvermerk, beispielsweise:

• Datum der Auswahlentscheidung
• Objekt- oder Vorgangsnummer
• sachlicher Auswahlgrund, etwa „Zusage an Bewerber mit früher bestätigtem Vertragsabschluss“
• verantwortliche Person
• Löschtermin

Vermeiden Sie wertende oder diskriminierungsanfällige Bemerkungen. Der Vermerk soll Ihre Entscheidung nachvollziehbar machen, nicht ein Persönlichkeitsprofil des abgelehnten Interessenten schaffen.

Bei Zusage und Vertragsschluss dürfen Sie die Vertragsunterlagen im Rahmen der einschlägigen Aufbewahrungs- und Verjährungsregeln weiter aufbewahren. Trennen Sie diese Vertragsakte aber von Daten nicht berücksichtigter Interessenten.

Checkliste für Ihren Vermietungsprozess

• Definieren Sie vor Vermarktungsstart, welche Daten Sie in jeder Auswahlphase benötigen.
• Nutzen Sie ein kurzes Formular für Besichtigungsinteressenten und ein separates Formular für die Endauswahl.
• Fragen Sie sensible oder diskriminierungsrelevante Informationen nicht routinemäßig ab.
• Fordern Sie Einkommensnachweise nur von ernsthaft in Betracht kommenden Bewerbern an.
• Prüfen Sie Bonitätsdaten erst kurz vor der Vertragsentscheidung.
• Informieren Sie Bewerber nach Art. 13 DSGVO verständlich über Zwecke, Empfänger und Löschfristen.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Bewerberunterlagen auf die zuständigen Personen.
• Leiten Sie Unterlagen an Vermieter nur weiter, wenn dies für die Auswahl erforderlich und transparent ist.
• Löschen Sie Absagen-Daten nach Wegfall des Zwecks und dokumentieren Sie erforderliche Restdaten sparsam.
• Legen Sie feste Löschprüfungen in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm oder Kalender an.

Auch technisch müssen diese Regeln abgesichert sein. Berechtigungen, verschlüsselte Übertragung, sichere Ablage und geregelte Löschroutinen gehören zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen. Eine praktische Grundlage bietet die TOM-Checkliste für Makler.

Wer die datenschutzrechtlichen Grundlagen und typische Fallgestaltungen systematisch vertiefen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.

Eine gestaffelte Selbstauskunft schafft einen nachvollziehbaren Prozess: Erst Termin und Grunddaten, dann bei echter Eignung Angaben zur Zahlungsfähigkeit, schließlich nur bei konkretem Abschluss die erforderlichen Vertragsdaten. So behandeln Sie Bewerber fair, senken den Verwaltungsaufwand und reduzieren Ihr Datenschutzrisiko.