Das Wichtigste in Kürze
Die 3-2-1-Regel schützt Sie vor Ransomware, Hardware-Defekt und versehentlichem Löschen mit drei Kopien, zwei Medien und einer außer Haus, und ein automatisches Backup kostet unter 15 Euro im Monat.
Stellen Sie sich einen Montagmorgen vor, an dem sich der Rechner nicht mehr starten lässt und auf dem Bildschirm nur noch eine Lösegeldforderung steht. Ihre Kundenakten, die Beratungsdokumentation, die Korrespondenz der letzten Jahre: alles verschlüsselt. Ob dieser Morgen ein kurzer Schreck oder eine existenzbedrohende Katastrophe wird, entscheidet sich nicht an diesem Tag, sondern Wochen vorher, an dem Tag, an dem Sie Ihre Datensicherung eingerichtet haben. Genau darum geht es hier: um Datensicherung für Makler mit konkreten Werkzeugen und Preisen statt der üblichen Ermahnung, doch bitte Backups zu machen.
Ein Backup schützt gegen drei sehr unterschiedliche Ereignisse, die im Makleralltag alle vorkommen.
Die erste Bedrohung ist Ransomware. Ein Klick auf einen Anhang genügt, und eine Schadsoftware verschlüsselt alle erreichbaren Dateien, oft auch die auf angeschlossenen Festplatten und Netzlaufwerken. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI, bsi.bund.de) nennt Ransomware seit Jahren als eine der größten Gefahren gerade für kleine Betriebe.
Die zweite Bedrohung ist der Hardware-Defekt. Festplatten und SSDs haben eine begrenzte Lebensdauer. Eine SSD kann von einem Tag auf den anderen ausfallen, häufig ohne Vorwarnung und ohne Chance auf Datenrettung.
Die dritte Bedrohung ist der menschliche Fehler, und der ist am häufigsten. Ein Ordner wird versehentlich gelöscht, eine Datei falsch überschrieben, ein Laptop bleibt im Zug liegen. Für Makler kommt hinzu, dass ein solcher Verlust nicht nur ärgerlich ist. Gehen personenbezogene Kundendaten verloren, kann das nach Art. 33 DSGVO eine meldepflichtige Datenpanne sein. Wie Sie in diesem Fall vorgehen, lesen Sie im Beitrag Datenpanne melden: die 72-Stunden-Frist.
Die 3-2-1-Regel ist die bewährte Faustformel für eine belastbare Sicherung. Auch das BSI verweist in seinen Backup-Empfehlungen auf mehrere Kopien, verschiedene Speichermedien und einen Aufbewahrungsort außer Haus. Die Regel besteht aus drei Zahlen:
Der Sinn dahinter ist einfach: Jede einzelne Zahl schließt eine Lücke, die die anderen offenlassen. Zwei Kopien im selben Raum überleben keinen Wohnungsbrand. Drei Kopien auf einer einzigen Cloud überleben kein gesperrtes Konto. Erst die Kombination macht die Sicherung robust.
Bevor Sie ein Werkzeug auswählen, sollten Sie wissen, was überhaupt gesichert werden muss. Viele Makler denken zuerst an ihr Maklerverwaltungsprogramm und übersehen den Rest.
Für ein kleines Maklerbüro lohnt sich die Kombination aus einem lokalen und einem Cloud-Backup, weil sie die 3-2-1-Regel automatisch erfüllt. Die folgenden Preise sind Anhaltspunkte (Stand 2025) und ändern sich, prüfen Sie die aktuellen Tarife beim Anbieter.
Für die lokale Sicherung brauchen Sie ein Speichermedium und eine Software. Eine externe SSD mit 1 bis 2 Terabyte kostet einmalig etwa 70 bis 130 Euro. Für mehrere Arbeitsplätze eignet sich ein kleines NAS (etwa von Synology oder QNAP), das bei rund 250 bis 350 Euro plus Festplatten beginnt. Als Software genügt oft Bordmittel: Windows bringt „Dateiversionsverlauf“ und eine Sicherungsfunktion mit, auf dem Mac läuft „Time Machine“. Für ein vollständiges Systemabbild ist der „Veeam Agent for Microsoft Windows“ in der kostenlosen Variante verbreitet.
Für die Kopie außer Haus nutzen Sie einen Cloud-Speicher. Realistische Optionen sind eine Hetzner Storage Box (ab rund 4 Euro im Monat für 1 Terabyte), ein Backup-Dienst wie iDrive (mit Business-Tarifen im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat) oder Backblaze. Wenn Sie ohnehin mit Microsoft 365 Business arbeiten, ist OneDrive mit 1 Terabyte pro Nutzer bereits enthalten, je nach Tarif ab etwa 6 Euro pro Nutzer und Monat. Als kostenlose, quelloffene Backup-Software für die Cloud ist „Duplicati“ bekannt, das die Daten vor dem Hochladen verschlüsselt.
Unterm Strich lässt sich ein automatisches Cloud-Backup für ein kleines Büro deutlich unter 15 Euro im Monat betreiben, die lokale Sicherung kommt einmalig dazu. Wichtig ist vor allem, dass die Sicherung automatisch läuft. Ein Backup, an das Sie jeden Freitag von Hand denken müssen, wird irgendwann vergessen.
Ihre Sicherung enthält dieselben sensiblen Kundendaten wie das Original: Gesundheitsangaben, Vermögensverhältnisse, Ausweiskopien. Eine externe Festplatte mit ungeschützten Kundendaten, die verloren geht oder gestohlen wird, ist selbst eine Datenpanne. Art. 32 DSGVO verlangt geeignete technische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, und Verschlüsselung wird dort ausdrücklich als eine solche Maßnahme genannt.
Konkret heißt das: Verschlüsseln Sie Ihre Sicherungen. Für externe Datenträger unter Windows Pro eignet sich „BitLocker“, plattformübergreifend und kostenlos ist „VeraCrypt“. Für Daten, die in eine Cloud wandern, sorgt „Cryptomator“ (ebenfalls kostenlos) dafür, dass beim Anbieter nur verschlüsselte Dateien ankommen. Bewahren Sie das Passwort getrennt vom Backup auf, sonst sperren Sie sich im Ernstfall selbst aus.
Dieser Abschnitt ist der Grund, warum viele Backup-Strategien im Ernstfall trotzdem versagen. Ein Backup, das Sie nie zurückgespielt haben, ist streng genommen kein Backup, sondern nur eine Hoffnung. Sicherungen laufen leer, weil ein Ordner nicht erfasst war, die Datei beschädigt ist oder das Passwort nicht mehr stimmt. Das fällt oft erst auf, wenn Sie die Daten dringend brauchen.
Deshalb der wichtigste Rat des ganzen Beitrags: Testen Sie die Wiederherstellung, bevor Sie sie brauchen.
Wiederholen Sie diesen Test zweimal im Jahr und immer dann, wenn Sie am System etwas geändert haben.
Damit aus der Theorie ein Plan wird, hier die Punkte zum Abhaken:
Wer diese Punkte einmal sauber einrichtet, verwandelt den gefürchteten Montagmorgen aus dem Anfang in eine Randnotiz. Für den Gesamtblick auf ein sicheres, aufgeräumtes Büro hilft die Checkliste für ein DSGVO-festes Maklerbüro, in der die Datensicherung ein Baustein von mehreren ist.
Zum Schluss ein ehrlicher Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die Anforderungen praxisnah ein, ersetzt aber keine individuelle Beratung. Bei komplexeren Fragen zu Verantwortlichkeiten und Meldepflichten sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder holen Sie fachlichen Rat ein.
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Ratgeber und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
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